מלצרים לאירועים מתכננים לפי מספר האורחים, סוג ההגשה ורמת השירות שרוצים לתת, ולא לפי מספר קבוע שמתאים לכולם. ברוב המקרים, אירוע עם הגשה לשולחן ידרוש יותר אנשי שירות מאירוע בופה או מזנון, כי העבודה כוללת הוצאה, הגשה, פינוי ושמירה על קצב אחיד לאורך כל האירוע.
- אין יחס אחד קבוע – מספר המלצרים נקבע לפי אופי האירוע, מספר המנות, גודל המתחם וסגנון השירות.
- הגשה לשולחן דורשת יותר צוות – כשיש שירות אישי לכל שולחן, בדרך כלל צריך יותר מלצרים לאירועים כדי לשמור על זרימה.
- בופה דורש חלוקה שונה של כוח אדם – פחות הגשה אישית, יותר פינוי, מילוי עמדות, סדר ונוכחות רציפה ברחבה.
- מעט מדי צוות מורגש מיד – עיכובים, עמדות שלא מתמלאות בזמן ושולחנות שלא מפונים פוגעים בחוויית האירוע.
- רוצים להבין מה מתאים אצלכם – בסוף המאמר תמצאו דרך פשוטה לחשוב נכון על הצוות לפני שמזמינים פגישה או שיחה.
כמה מלצרים צריך לאירוע לפי מספר האורחים?
התשובה הקצרה היא שמספר המלצרים נקבע קודם כל לפי כמות האורחים, אבל חייבים להתאים אותו גם לסוג השירות בפועל. אירוע של 50 אורחים לא יתנהל כמו אירוע של 50 אורחים עם כמה סבבי הגשה, שולחנות רבים ומתחם גדול.
בפועל, כשמתכננים מלצרים לאירועים בודקים כמה נקודות יחד: האם זו הגשה לשולחן או בופה, כמה תחנות או שולחנות יש, האם נדרש פינוי נפרד, כמה זמן האירוע נמשך ומה רמת השירות שהמשפחה או הקהילה מבקשות. אצלנו, בקייטרינג בשרי כשר למהדרין לאירועים משפחתיים, אירועי שבת וקהילה, אנחנו לא מסתכלים רק על המספר היבש של האורחים. אנחנו בודקים את כל מבנה האירוע, כדי שהשירות יתאים לתפריט האירוע ולזרימה בפועל.
למה אין יחס אחד שמתאים לכל אירוע?
אין יחס אחד שמתאים לכל אירוע כי לא כל אירוע מייצר אותה עומס עבודה על הצוות. שני אירועים עם אותו מספר מוזמנים יכולים לדרוש כוח אדם שונה לגמרי, רק בגלל הבדל בסגנון ההגשה או בפריסת המקום.
למשל, באירוע משפחתי עם הגשה אישית לכל שולחן, המלצרים צריכים להוציא מנות, לעקוב אחרי קצב ההגשה, לפנות, להשלים ציוד ולתת מענה רציף. לעומת זאת, באירוע מזנון העבודה מתרכזת יותר בתחזוקת העמדות, בניקיון, בפינוי ובהכוונת האורחים. לכן, כשמחפשים מלצרים לאירועים, נכון יותר לחשוב על תפקידי השירות ולא רק על ספירת אנשים. זה חשוב במיוחד באירועי ברית מילה, בר מצווה, חתונה קטנה או שבת חתן, שבהם הקצב, הסדר והתחושה המשפחתית משפיעים מאוד על החוויה כולה.
מה היחס המקובל בין מלצרים לאורחים?
היחס המקובל הוא הערכה בלבד, לא נוסחה סופית. בדרך כלל, באירוע עם הגשה לשולחן נהוג לתכנן יותר מלצרים לכל קבוצת אורחים מאשר באירוע בופה, שבו חלק מהעומס עובר לעמדות ההגשה.
כהערכה פרקטית, באירועים קטנים של 30 עד 50 אורחים אפשר לעיתים להסתפק בצוות מצומצם, כל עוד מבנה האירוע פשוט. סביב 100 אורחים כבר חשוב לחשוב על חלוקת תפקידים ברורה, במיוחד אם יש כמה מנות או פיזור רחב של ישיבה. באירועים של 150 עד 200 אורחים ומעלה, נדרש בדרך כלל צוות רחב יותר כדי למנוע פערים בהגשה ובפינוי. זו בדיוק הסיבה שאנחנו ממליצים לבנות את הצוות לפי תפריט, אופי הקהל והפריסה בשטח, ולא רק לפי מספר המוזמנים ברשימה.
טבלת הערכה לפי מספר אורחים וסגנון שירות
הטבלה הבאה נותנת כיוון ראשוני לתכנון. חשוב להתייחס אליה כהערכה בלבד, כי בפועל מלצרים לאירועים מתאימים לפי עומס העבודה האמיתי, ולא רק לפי מספר המוזמנים.
מה משפיע בפועל על כמות המלצרים?
כמות המלצרים מושפעת משילוב של כמה גורמים, ולא רק ממספר המוזמנים. ככל שהאירוע מורכב יותר מבחינת תפריט, שטח, משך וסגנון שירות, כך עולה הצורך באנשי צוות נוספים.
אנחנו רואים שוב ושוב שאותו מספר אורחים יכול להתנהג אחרת לגמרי בין אירוע לאירוע. ברית מילה בבוקר, שבת חתן, חתונה קטנה או סעודת חג, לכל אחד מהם יש קצב אחר וצרכים אחרים. לכן בתכנון מלצרים לאירועים בודקים גם את מספר השולחנות, סוג המנות, כמה סבבי הגשה קיימים, האם יש צורך באנשי פינוי נפרדים, עד כמה המתחם נגיש לצוות, והאם המארחים מבקשים שירות יותר צמוד או יותר חופשי.
- ✓ מספר האורחים בפועל, ולא רק מספר ההזמנות שנשלחו.
- ✓ סוג ההגשה, הגשה לשולחן לעומת בופה או מזנון.
- ✓ מספר השולחנות ופיזור הישיבה במתחם.
- ✓ סוג התפריט, מספר המנות וקצב ההוצאה.
- ✓ משך האירוע והאם יש צורך באנשי פינוי נפרדים.
הגשה לשולחן או בופה – מה דורש יותר צוות?
בדרך כלל, הגשה לשולחן דורשת יותר צוות שירות מאשר בופה. הסיבה פשוטה, בכל שלב של הארוחה יש תלות גדולה יותר במלצרים עצמם.
בהגשה לשולחן, כל שולחן מצפה לקבל שירות מסודר ובזמן, כולל הוצאת מנות, מעקב אחרי קצב ההגשה, פינוי בין שלבים ולעיתים גם טיפול בבקשות נקודתיות. בבופה, האורחים ניגשים לעמדות בעצמם, ולכן חלק מהעומס עובר מנקודת ההגשה אל התחזוקה השוטפת של העמדות. זה לא אומר שאפשר לוותר על כוח אדם, אלא שחלוקת התפקידים משתנה. במקרים רבים יהיה צורך בפחות מגישים אישיים, אבל עדיין צריך צוות שמוודא שהמזנון נראה מסודר, שהאוכל מתחלף בזמן, שהשולחנות מפונים ושחוויית האירוח נשארת נעימה.
"כששואלים אותנו כמה מלצרים צריך, אנחנו לא מתחילים רק ממספר האורחים. אנחנו מתחילים מהשאלה איך רוצים שהאירוע ירגיש, כי שירות נכון הוא מה שיוצר זרימה, סדר ונחת למארחים."– אהרון גרינשטיין, מייסד הזן את הכול
מה קורה כשיש מעט מדי מלצרים?
מעט מדי מלצרים מורגשים מהר מאוד, גם אם האוכל מצוין והתפריט בנוי היטב. הבעיה היא לא רק עיכוב טכני, אלא תחושה כללית של אירוע פחות מסודר ופחות רגוע.
כשאין מספיק צוות, ההגשה עלולה להתארך, שולחנות נשארים עם כלים שלא פונו, עמדות מתרוקנות לפני שממלאים אותן, והאורחים מתחילים להמתין במקום ליהנות. באירוע משפחתי או קהילתי, העיכובים האלו מורגשים במיוחד, כי בני המשפחה עצמם מוצאים את עצמם עסוקים בלוגיסטיקה. מצד שני, תכנון נכון של מלצרים לאירועים מאפשר למארחים להתפנות לאורחים ולשמחה עצמה. זה נכון בבר מצווה, חתונה, שבת חתן או קייטרינג לחגים, וזה נכון גם באירועים קטנים שבהם כל פרט בולט יותר.
איך מתאימים צוות שירות לאירועים משפחתיים ודתיים?
באירועים משפחתיים ודתיים, התאמת הצוות צריכה לקחת בחשבון גם את אופי הקהל והמסגרת עצמה. לאירוע שבת, חג או שמחה משפחתית יש קצב שונה מאירוע עסקי, ולכן גם תכנון השירות צריך להיות מדויק יותר.
הזן את הכול הוא קייטרינג בשרי כשר למהדרין הפועל משנת 2000, המתמחה באירועים משפחתיים, אירועי שבת וקהילה וקייטרינג לחגים. הכשרות בהשגחת הרב מחפוד ובד"צ יורה דעה, עם בישול טרי מחומרי גלם ושירות אישי לכל אירוע. מבחינתנו, צוות השירות הוא חלק בלתי נפרד מהאירוח, כי גם כשיש תפריט טוב, צריך שמי שמגיש, מפנה ומלווה את האירוע יעבוד בסדר, בניקיון ובקצב נכון. אפשר להתרשם מהתפריט, להכיר את השירותים שלנו ולקרוא עוד אודות הדרך שבה אנחנו עובדים.
איך לחשב נכון את הצוות לפני שסוגרים?
הדרך הנכונה לחשב צוות היא להתחיל ממבנה האירוע ורק אחר כך לרדת למספר האנשים בפועל. כך מקבלים הערכה מציאותית יותר של מלצרים לאירועים, ולא החלטה מהירה שעלולה להתברר כחסרה.
כדי לבנות תמונה נכונה, כדאי לעבור על כמה שאלות בסיסיות: כמה אורחים באמת צפויים להגיע, האם יש שולחנות קבועים או תנועה חופשית, כמה שלבי הגשה יש, האם מדובר באוכל מוכן לשבת, סעודת חג, ברית מילה או חתונה קטנה, והאם נדרש פינוי נפרד. כשכל המידע הזה ברור, קל יותר לדעת אם צריך צוות מצומצם, צוות מורחב או חלוקה שונה בין מגישים לאנשי פינוי.
- 1 הגדירו את מספר האורחים הצפוי בפועל, ולא רק את רשימת ההזמנות.
- 2 קבעו אם האירוע הוא בהגשה לשולחן או בסגנון בופה או מזנון.
- 3 בדקו את גודל המתחם, מספר השולחנות והמרחק בין ההגשה לישיבה.
- 4 עברו על מספר המנות, משך האירוע ורמת השירות שחשובה לכם.
- 5 בקשו התאמה אישית של הצוות לפי מבנה האירוע, ולא לפי הערכה כללית בלבד.
"באירוח משפחתי טוב, האורחים לא אמורים להרגיש את המאמץ שמאחורי הקלעים. מבחינתנו, תכנון נכון של צוות השירות הוא חלק מהכבוד לאירוע, לא פחות מהאוכל עצמו."– אהרון גרינשטיין, מייסד הזן את הכול
מתי כדאי לשלב את הקייטרינג כבר בשלב התכנון?
כדאי לשלב את הקייטרינג כבר בשלב התכנון הראשוני, כי אז אפשר להתאים יחד גם את התפריט וגם את מערך השירות. כשחושבים על האוכל ועל המלצרים כיחידה אחת, ההחלטות נעשות מדויקות יותר.
במיוחד באירועי שבת, חגים, אירוסין, חינה, ברית מילה או חתונות קטנות, יש קשר ישיר בין מה שמגישים לבין מספר אנשי השירות הנדרש. תפריט עשיר יותר, כמה שלבי ארוחה או אירוע בפריסה רחבה, ישפיעו על הצוות שצריך בשטח. מי שרוצה לראות איך אנחנו עובדים יכול לעיין בגלריה, לקרוא לקוחות ממליצים, ולבחון יחד איתנו מה יתאים לאירוע בצורה רגועה ומעשית.
שאלות נפוצות
כמה מלצרים צריך ל-100 אורחים?
ל-100 אורחים אין מספר קבוע אחד, כי זה תלוי בסוג ההגשה, מספר המנות ומבנה האירוע. אם מדובר בהגשה לשולחן, בדרך כלל צריך צוות מסודר יותר מאשר בבופה, שבו חלק מהעבודה מתרכז בפינוי, מילוי עמדות ושירות שוטף.
באירוע בופה צריך פחות מלצרים?
בדרך כלל כן, אבל לא תמיד בפער גדול. בבופה יש פחות הגשה אישית לשולחן, אך עדיין צריך צוות שידאג לפינוי, לסדר, למילוי עמדות ולשירות רציף כדי שהאירוע יישאר נעים ומאורגן.
מה חשוב יותר, מספר האורחים או סוג ההגשה?
שניהם חשובים, אבל סוג ההגשה משנה מאוד את עומס העבודה בפועל. מספר האורחים נותן בסיס לתכנון, ואילו ההגשה לשולחן או בופה קובעת כמה אנשי שירות יידרשו כדי לשמור על קצב נכון לאורך האירוע.
איך יודעים אם צריך אנשי פינוי נפרדים?
צריך לשקול אנשי פינוי נפרדים כשיש הרבה שולחנות, כמה מנות, מתחם גדול או תחלופה מהירה של כלים. במצבים כאלה, פינוי נפרד עוזר למלצרים להתמקד בשירות עצמו ולשמור על זרימה טובה יותר.
באירוע קטן של 30 עד 50 איש צריך בכלל צוות שירות?
ברוב המקרים כן, אבל הצוות יכול להיות מצומצם יותר אם מבנה האירוע פשוט. גם באירוע קטן יש חשיבות להגשה מסודרת, לפינוי ולשמירה על סדר, במיוחד כשמדובר באירוע משפחתי שבו המארחים רוצים להיות פנויים לאורחים.
הזן את הכול הוא קייטרינג בשרי כשר למהדרין הפועל משנת 2000, עם התמחות באירועים משפחתיים, אירועי שבת וקהילה וקייטרינג לחגים. אנחנו מבשלים טרי מחומרי גלם, ללא מנות קפואות, ומתאימים את השירות לכל אירוע באופן אישי. רוצים להבין מה נכון לאירוע שלכם מבחינת תפריט וצוות? דברו איתנו.
